La convocation à l’entretien préalable

La convocation à l'entretien préalableL’employeur convoque à un entretien préalable le salarié inapte, avant de pouvoir décider de son licenciement pour inaptitude du fait de l’impossibilité de le reclasser. L’inaptitude du salarié n’écarte pas l’application des règles relatives au licenciement pour motif personnel non disciplinaire. La convocation à l’entretien préalable de licenciement pour inaptitude doit respecter des conditions pour son envoi et contenir certaines mentions obligatoires.

L’inaptitude du salarié n’écarte pas l’application de L’article L 1232-2 du  code du travail, qui prévoit que  « L’employeur qui envisage de licencier un salarié le convoque, avant toute décision, à un entretien préalable ». Les règles de convocation à entretien préalable pour un licenciement pour inaptitude sont celles qui s’appliquent pour tout licenciement  personnel non disciplinaire.

Attention cependant : si l’origine de l’inaptitude est d’origine professionnelle, l’employeur devra avoir informé le salarié, par écrit, sur les motifs qui s’opposent à son reclassement avant d’adresser ou de remettre au salarié la convocation à l’entretien préalable au licenciement. S’il y a le moindre élément permettant de penser qu’il pourrait y avoir une origine professionnelle à l’inaptitude, même si cela est contesté, l’employeur doit faire cette information du salarié préalablement à l’envoi de la convocation à l’entretien préalable.

Les mentions obligatoires dans la lettre de convocation

Objet de la convocation, date, heure et lieu, ainsi que la possibilité d’assistance du salarié doivent obligatoirement être mentionnés sur la lettre de convocation à l’entretien préalable.

L’objet de l’entretien préalable au licenciement

La lettre doit mentionner obligatoirement que la convocation est pour un entretien préalable à un licenciement envisagé. L’employeur ne doit pas indiquer que la décision de licenciement  est prise. Il n’a pas à exposer les faits conduisant à envisager le licenciement. Les explications seront apportées lors de l’entretien.

Date, heure et lieu de l’entretien préalable

La convocation à l’entretien préalable au licenciement doit bien sûr mentionner la date, l’heure et le lieu de l’entretien (même si le lieu est évident, notamment dans une PME).

En principe, l’entretien préalable doit avoir lieu là où travaillait le salarié, ou au siège social de l’entreprise (Cour de cassation, chambre sociale, 9 mai 2000, N° : 97-45294). Si l’entretien est fixé ailleurs, l’employeur devra pouvoir justifier son choix (Cour de cassation, 20 octobre 2009, N° : 08-42155) et le salarié devra être remboursé de ses frais de déplacement.

Si le salarié est en arrêt maladie, il convient de choisir les heures de sortie autorisées du salarié. Dans certains cas, par exemple une hospitalisation provisoire du salarié, un report de l’entretien pourra devoir être décidé.

Si le salarié ne peut pas se déplacer en raison et son état médical, ou parce qu’il est en congés, le licenciement sera quand même régulier, aux  conditions que l’employeur ait bien respecté l’obligation de le convoquer à un entretien préalable et qu’il ait  permis au salarié de présenter sa défense.

La possibilité d’assistance du salarié

La convocation à l’entretien préalable au licenciement pour inaptitude doit aussi impérativement mentionner la possibilité offerte au salarié de se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.

Dans les entreprises non dotées d’Institutions Représentatives du Personnel (délégués du personnel, comité d’entreprise) (1) la convocation doit également mentionner :

  • que le salarié peut se faire assister par un conseiller du salarié n’appartenant pas à l’entreprise,
  • l’adresse de la mairie et de celle de l’inspection du travail ou de la DIRECCTE, où la liste de ces conseillers est tenue à disposition.

Il est de la responsabilité du salarié voulant se faire assister, d’informer la personne choisie et de lui indiquer la date, l’heure et le lieu de l’entretien.

Conséquence d’une omission de mention obligatoire

L’omission d’une mention légalement obligatoire dans la convocation à l’entretien préalable ou l’indication d’une mention non prévue (2) constitue une irrégularité de procédure condamnable par le conseil de prud’hommes, même si le salarié a pu être présent et se faire assister.

L’envoi de la convocation pour l’entretien préalable au licenciement

L’envoi de la convocation à l’entretien préalable à un licenciement pour inaptitude doit respecter des obligations de délai et de forme.

Obligation en matière de délai de convocation

L’entretien préalable ne peut avoir lieu qu’après un délai de 5 jours ouvrables. Ce délai compte à partir du lendemain de la présentation de la lettre recommandée, ou la remise en main propre de la lettre de convocation contre décharge (article L 1232-2 du code du travail). Les dimanches et jours fériés ne comptent pas et lorsque le 5ème jour est un samedi, le délai est prolongé au soir du premier jour ouvrable suivant. Ainsi si le délai se termine normalement un samedi soir, il est reporté au lundi à minuit, ou au mardi si le lundi est férié. Par ailleurs, le jour de l’entretien préalable n’est pas compté dans les 5 jours.

Ce délai est un minimum, l’accord du salarié ne permet pas de le réduire (Cour de cassation, chambre sociale, 18 juin 2005, N° : 02-47128). Un délai plus long est, par contre, parfaitement possible. Il  peut même être souhaitable, par prudence, en raison de l’incertitude des délais postaux en cas d’envoi par lettre recommandée. Il peut même être obligatoire dans certaines circonstances : pour des délais d’hospitalisation ou de congés du salarié, le délai requis peut être jugé supérieur aux 5 jours ouvrables (Cour de cassation, chambre sociale, 13 décembre 2000, N° : 98-43809 et 1er février 2001, N° 98-45784).

Contrairement à certaines idées reçues, il n’y a aucune obligation à ce que la convocation à l’entretien préalable soit adressée au salarié avant le délai d’un mois après l’avis d’inaptitude. Ce délai d’un mois est simplement celui au-delà duquel l’employeur est tenu de verser à nouveau sa rémunération au salarié. Ce délai n’est donc qu’une incitation pour l’employeur à licencier le salarié dans le mois qui suit l’avis d’inaptitude. Mais d’un autre côté, l’employeur doit avoir épuisé toute possibilité de reclassement avant de licencier le salarié médicalement inapte.

Les formes de la convocation à l’entretien préalable

La convocation du salarié doit être envoyée à l’adresse du salarié connue de l’employeur. Si jamais le salarié avait changé d’adresse en omettant d’en informer l’employeur, l’envoi serait quand même valable. Par contre si l’employeur était responsable d’une erreur, l’envoi ne serait pas valable. Une telle erreur se produit parfois en raison d’une mauvaise transmission d’information entre différents services de l’employeur, la personne envoyant la convocation n’ayant pas eu communication d’une information de changement d’adresse parvenu dans l’entreprise.

Si le salarié ne prend pas connaissance de sa convocation, ou refuse le courrier recommandé, ou encore ne va pas le chercher à la poste malgré un avis laissé à son adresse par le facteur, cela n’a pas de conséquence sur la procédure (Cour de cassation, chambre sociale, 23 juillet 1980, N°: 80-60233).

L’article L 1232-2 du code du travail, prévoit que la convocation peut être effectuée par lettre recommandée, ou par lettre remise en main propre contre décharge. Mais, la Cour de cassation, considère toutefois que « l’envoi de la lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou la remise en main propre [ … ] n’est qu’un moyen légal de prévenir toute contestation sur la date de réception de la convocation » (8 février 2011, N° : 09-40027 et 20 mars 2011 N° : 09-71412). En pratique, le salarié inapte n’étant pas dans l’entreprise, le plus simple est l’envoi en recommandé avec accusé de réception.

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(1) L’existence ou non d’institution représentative du personnel s’apprécie au niveau de l’entreprise et non à celui de l’établissement. Une entreprise est sans institutions représentatives du personnel lorsqu’il n’y existe ni comité d’entreprise, ni délégués du personnel, ni CHSCT, ni selon l’administration de délégués syndicaux.

(2) par exemple : la mention de la possibilité d’assistance par un conseiller du salarié dans une entreprise pourvue d’institutions représentatives du personnel, car cela ouvre « au salarié une option qui n’existe pas »  et crée une irrégularité de procédure (Cour de cassation, chambre sociale, 19 novembre 2008, N° : 07-43191).

 

Question réponse sur la convocation à l’entretien préalable de licenciement

 

Convocation à l’entretien préalable pendant un arrêt maladie. Conséquence d’une absence à l’entretien préalable au licenciement.

Convocation à l'entretien préalable Question Barrau

Etant en arrêt maladie et ayant reçu une convocation pour sanction disciplinaire en vue d’un licenciement …

Que se passera-t-il si je ne vais pas à ce rendez-vous ?

Merci pour la réponse.

Convocation à l'entretien préalable Question Admin

Bonjour,

L’employeur a le droit de vous convoquer pendant votre arrêt de travail. Il peut même y être contraint pour des raisons de délais légaux. L’employeur ne doit pas chercher à vous nuire, il doit donc vous convoquer pendant vos heures de sortie autorisées si vous en avez. Il peut accepter un report de l’entretien, mais n’y est pas obligé et peut vous offrir la possibilité de vous faire représenter.

Si vous n’êtes pas présent, vous serez moins bien informé et vous n’aurez pas pu vous défendre. Mais cela ne vous portera pas plus tort. L’employeur vous notifiera sa décision suite à l’entretien prévu, qui n’aura pas vraiment eu lieu.

Le fait que votre employeur envisage une sanction disciplinaire et vous convoque pendant votre arrêt maladie ne peuvent pas être considérés comme constituant un harcèlement. Voir la définition du harcèlement moral.

Bien cordialement.

Lecture proposée dans un autre domaine : procédure légale de licenciement.

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